O PROBLEMA É FALTA DE TEMPO OU BAIXA PRODUTIVIDADE?

São cada vez mais comuns as queixas sobre a correria da vida e a falta de tempo no trabalho, em casa e para o lazer. Trabalhamos muito, participamos de reuniões, cuidamos da casa e dos filhos, pagamos contas, compramos presentes, vamos a festas, visitamos amigos, fazemos cursos, estudamos, lemos livros, assistimos a filmes, fazemos compras, planejamos viagens, malhamos na academia, marcamos exames… Mas, na maioria das vezes, não damos conta de todas as nossas atividades e acabamos protelando-as ou simplesmente deixando-as de lado, esquecidas sob o limbo da intensidade que rege as nossas vidas. Ante à frustração e à ansiedade que essas “falhas” costumam provocar, passamos a nos questionar sobre a finitude do tempo e como, sob tal perspectiva, poderemos cumprir todos os nossos compromissos sem um segundinho de tempo a mais. Qual é a mágica?

O escritor e advogado Scott Turow nos dá uma pista. O autor escreveu seu primeiro livro, Presumed Innocent (Acima de qualquer suspeita), em 1987, durante as viagens de trem que realizava diariamente entre os seus dois trabalhos, em Chicago. O livro tornou-se o seu maior sucesso e, três anos depois, ganhava as telas dos cinemas em uma adaptação estrelada por Harrison Ford. A lição que Turow nos deixa é simples: não há tempo a desperdiçar quando sabemos quais são as nossas metas. Precisamos priorizá-las, planejarmos a sua execução e dedicarmos tempo a elas. Assim nos tornamos mais produtivos e, logo, com mais chances de ganharmos mais dinheiro e nos realizarmos pessoal e profissionalmente, aliviando sentimentos de ansiedade e frustração que a falta de tempo faz questão de cultivar.

Mas, e na prática? Como podemos driblar a correria da vida para arranjarmos tempo para as nossas metas? O que efetivamente devemos fazer para termos mais tempo nas nossas rotinas? Como sermos mais eficientes? A seguir, listamos uma série de dicas que vão nos ajudar a economizar tempo na vida – seja em casa ou no trabalho. Afinal, tempo é dinheiro, como já dizia o ditado, e desperdiçá-lo não é uma opção.

 

Poupando tempo no trabalho

Planejamento da rotina

Na noite anterior, devemos revisar e planejar todas as nossas atividades do dia seguinte, priorizando as tarefas mais urgentes, depois as mais importantes e, por fim, as tarefas regulares. É importante estabelecermos períodos de tempo para a realização de cada atividade. Isso nos dá um senso de obrigação na hora de executá-las, quando buscamos respeitar os prazos que definimos e, assim, não desperdiçamos tempo.

Análise de rendimento

Ao avaliarmos o nosso desempenho ao longo dia, percebemos os momentos em que somos mais ou menos produtivos no trabalho. As tarefas mais complicadas, que nos exigem mais, devem ser realizadas nos períodos em que somos mais produtivos, e as mais simples, nos períodos de menor produtividade. Agindo dessa maneira, conseguimos manter a nossa média de produtividade ao longo do dia, economizando, claro, mais tempo!

Reunião de pé

Sempre que possível, devemos optar por reuniões com os participantes de pé. Elas costumam ser mais curtas e objetivas, e a qualidade das decisões é a mesma das reuniões com todos sentados. Se quisermos ser menos ortodoxos, podemos definir horários de início e término das reuniões, com períodos mais curtos – em vez de uma hora de reunião, dediquemos 40 minutos, por exemplo –, respeitando rigorosamente esses limites para não perdermos tempo com bate-papos improdutivos.

Caixa de e-mails

Pesquisas indicam que a organização dos nossos e-mails em pastas separadas não leva a ganhos de tempo. O melhor é deixá-los na Caixa de Entrada, onde encontramos o e-mail desejado com uma rápida busca. O fato é que acabamos perdendo muito tempo classificando e-mails e os destinando às suas pastas. Neste caso, a desorganização pode ser mais produtiva.

A organização do espaço físico

É uma dica clássica: se mantivermos o local de trabalho organizado, será mais fácil localizarmos documentos, pastas, livros e relatórios e, portanto, economizamos tempo. Imagine passar longos minutos desbravando pilhas de papéis para encontrar um simples relatório! Nas gavetas, armários e pastas, é importante utilizarmos fichas identificadoras com o teor dos materiais armazenados nesses locais.

Sempre vigilantes contra os ladrões de tempo!

Distrações estão por todos os lados, prontas a derrubar nosso planejamento de atividades e a roubar o tempo que definimos para a sua execução. Algumas dicas importantes para nos prevenirmos desses desvios:

. Desabilitarmos as notificações de mídias sociais e de e-mails pessoais no nosso celular, para evitarmos a tentação de iniciar novas interações durante o trabalho;

. Mantermos as conversas no cafezinho, desde que delimitemos um tempo máximo de permanência;

. Em ambientes com muito barulho ou tevês ligadas, utilizarmos fones de ouvido para bloquear os ruídos e manter a concentração;

. Devemos usar os sistemas internos de mensagens instantâneas para resolver problemas pontuais, marcar reuniões, cobrar entregas e tirar dúvidas rápidas com o time ou colegas – o ideal é evitarmos longas trocas de mensagens ou fofocas fora de hora.

O poder do não

Para mantermos a concentração em nossas atividades, devemos aprender o poder do “não”, acionando essa palavrinha sempre que surgirem convites e abordagens de última hora para reuniões e conversas informais que, não sendo urgentes, acabam desviando a nossa atenção e provocam muita perda de tempo. O ideal é rejeitarmos a oferta e, com educação, marcarmos um horário que seja compatível com a nossa agenda.

 

Poupando tempo em casa e na vida

Para economizarmos tempo fora do trabalho, uma dica importante é concentrar algumas de nossas ações em períodos pré-definidos da semana, evitando, dessa forma, dispersá-las durante os dias. Alguns exemplos práticos:

. Listar todos os aniversariantes do mês seguinte e dedicar um período de tempo para comprar todos os presentes de uma só vez;

. Planejar o cardápio semanal de alimentação e ir ao supermercado uma vez por semana para comprar todos os ingredientes e produtos necessários;

. Juntar a roupa suja ao longo da semana para lavar todas as peças em um mesmo dia;

. Anotar os telefonemas particulares que precisamos fazer e reservar um período na semana para realizar todas as ligações de uma vez;

. Bloquear horários em nossas agendas diárias e semanais para o lazer e as atividades pessoais, como exercícios físicos, agenda cultural, visitas a parentes, festas de aniversário etc, para que o tempo livre seja aproveitado da melhor maneira possível e não o ocupemos com tarefas domésticas ou do trabalho.

 

Tecnologia a serviço do tempo

Os aplicativos para celular e tablet são indispensáveis para economizarmos tempo e dinheiro. A tecnologia é nossa aliada e, regularmente, devemos pesquisar na internet e conversar com amigos para sabermos quais são os aplicativos recentes lançados e como eles podem contribuir para a nossa qualidade de vida e a melhor disponibilidade de tempo. Aqui vão alguns exemplos de aplicativos que nos ajudam a manter a rotina mais organizada, sem desperdícios de tempo e dinheiro:

. Boa lista: organiza as nossas listas de compras; o aplicativo também compara preços e indica onde comprar os produtos mais baratos.

. Evernote: ideal para fazer anotações diversas no celular; é útil para salvar notas, áudios, capturas de tela, anexos e páginas de internet.

. Mobills: controla o nosso orçamento e registra gastos diários, fazendo um balanço das entradas e saídas de recursos.

. papelada: gerencia e controla as nossas contas a pagar; o aplicativo reúne todas as nossas contas em um único ambiente virtual, por meio do rastreamento do nosso CPF, e nos avisa sobre prazos de vencimento, contas não pagas e, ainda, arquiva as faturas.

. Pocket: salva páginas de internet e vídeos interessantes para que acessemos depois.

. Wunderlist: ideal para criarmos diversas listas de tarefas separadas por categorias livres, como Casa, Trabalho, Filmes, entre outros.

 

Exemplo: Um dia na vida de Dolores

A Dolores, nossa personagem fictícia, é gerente de uma multinacional, casada, mãe de dois filhos. Ela adora seu trabalho e ama sua família. Seu maior prazer é curtir os filhos e o marido em casa, e ir ao cinema e a exposições de arte. Possui poucos amigos, que são essenciais. No trabalho, tem uma equipe muito enxuta e, por isso, precisa ser extremamente produtiva e fazer com seu time também o seja. É muito organizada. Vamos aprender com ela? Para isso, vamos acompanhar um dia na vida de Dolores, por meio de sua lista de tarefas:

Quarta-feira

22h-22h15: Dolores põe as crianças na cama enquanto o marido deixa pronta a mesa do café e a merenda das crianças.

22h15-22h30: Ela planeja o dia seguinte: atualiza a lista de tarefas no celular, revisa o tempo previsto para as atividades e ativa o alarme para ser avisada do início e o fim dos compromissos mais importantes.

22h30-23h: Separa as roupas do dia seguinte: o conjunto do trabalho e as roupas da corrida matinal. Também prepara as comidas e lanches que irá consumir, inclusive o almoço de amanhã.

23h-23h30: Momento reservado para garantir o lazer do fim de semana. No celular, ela compra os bilhetes para o cinema do sábado à tarde, reserva o restaurante italiano do sábado à noite e manda mensagem, para uma amiga, combinando o passeio de bicicleta no domingo, no parque, com toda a família.

23h30 em diante: Boa noite!

Quinta-feira

5h30-6h: Dolores acorda, toma um rápido café, veste a roupa de corrida, já separada, e vai para o parque.

6h-7h30: Corrida de 10 quilômetros.

7h30: Após deixar as crianças na escola, o marido a busca no parque, no local marcado.

7h30-8h: Dolores toma café da manhã, lê as principais notícias e checa e-mails. A roupa suja de corrida é deixada no cesto, para ser lavada no fim de semana, com todas as outras.

8h-9h: Toma banho, veste a roupa de trabalho, já separada. Repassa a agenda da manhã no trabalho.

9h-9h30: Deslocamento para o escritório.

9h30-10h: Reunião com o seu time para delegação de tarefas e cobrança de entregas. Para agilizar as discussões, ela opta por uma reunião com todos de pé.

10h-11h: Horário bloqueado desde a última semana: Dolores revisa o planejamento da campanha do novo produto. Não permite interrupções.

11h-11h15: Cafezinho cronometrado com o colega de setor, para o colocar a par da nova campanha e pedir apoio junto à diretoria. Ela aciona o timer do celular, para 15 minutos. O alarme toca ao fim deste prazo, e ela se retira para o próximo compromisso.

11h15-11h30: Momento reservado para as ligações de trabalho, na parte da manhã.

11h30-11h40: Lanche matinal – fruta e biscoitos.

11h40-12h30: Reunião com fornecedor. Uma pessoa do seu time traz a pauta da reunião, com tópicos.

12h30: Dolores deixa a reunião, ainda em andamento, e delega à pessoa do seu time que a finalize com o fornecedor e lhe encaminhe o status dos planos de ações e pendências que ficaram acertados na reunião.

12h30-13h: Momento para responder e-mails, assinar documentos e listar pendências para os próximos dias.

13h-13h20: Hora da refeição, que trouxe de casa, pois na quinta ela tem aula de francês e não consegue sair para almoçar com a equipe.

13h20-14h: Tempo dedicado para estudar francês, com aula via Skype.

14h-14h40: Reunião com área jurídica, sobre os cuidados com a campanha. Novamente, ela sugere uma reunião de pé.

14h40-15h: Deslocamento de táxi para a reunião na associação do setor. No caminho, ela é avisada pelo aplicativo Papelada sobre contas que vão vencer nos próximos dias. Ela aproveita e paga tudo dentro do aplicativo, enquanto está no carro.

15h-17h: Reunião

17h-17h20: Cafezinho cronometrado com colegas da associação, para networking e troca de informações. O alarme do timer toca.

17h20-17h50: Dolores volta para o escritório. No caminho, checa e-mails e envia mensagens ao time para cobrar pendências.

17h50-18h: Lanche vespertino – sanduíche preparado na noite anterior.

18h-18h15: Momento reservado para ligações de trabalho.

18h15-18h30: Checagem das atividades para o dia seguinte, revisão dos tempos de reunião previstos e avaliação de pendências.

18h30-19h: Deslocamento para escolinha de futebol.

19h-20h30: Agenda bloqueada para o lazer: Dolores está na escolinha de futebol para acompanhar o treino dos seus filhos, junto com o marido. Ela não abre mão deste momento.

20h30-21h: Deslocamento da família para casa.

21h-22h: O casal descongela os alimentos preparados no fim de semana e serve o jantar.

22h-22h30: Dolores põe as crianças na cama.

22h30-23h15: Com a casa em silêncio, Dolores lê o novo livro que comprou.

23h15-23h30: Ela planeja o dia seguinte, atualizando sua lista de tarefas no celular.